Bilge Adam Ofiste Yaşam

12 Temmuz 2013 Cuma

İster Profesyonel Ol, İster Girişimci, Microsoft Office'i Etkin Kullanmak Size Para ve Zaman Kazandırır

Sadece ofis çalışanları değil bilgi üretimiyle uğraşan hemen herkes proje hazırlığından sunuma kadar işlerinin hemen her aşamasında Office yazılımlarının avantajlarını yaşıyor

Office yazılımları, işletme sahiplerine ve girişimcilere, yerden bağımsız çalışma avantajlarıyla zamandan ve çeşitli maliyetlerden tasarruf etme imkanı veriyor

Microsoft Office, bireylerin, düşüncelerini hızlı bir şekilde ifade etmesini sağlayan, bilgilerin tutarlılığını denetleyen ve bazı rutin işleri çok hızlı yapmasına imkan veren sayısız özellikle hayatı çok kolaylaştırıyor. Office’te oturum açtığınızda, en güncel olarak kullandığınız belgeler, şablonlar, hatta özel sözlüğünüzü de kapsayan kişisel ayarlarınız, hemen her cihazınızla erişime uygun olarak sizinle birlikte geliyor. Hatta Office en son belgenin neresinde çalıştığınızı bile hatırlayarak bu noktaya sizi tek bir tıkla geri getiriyor.

Her gün yüzlerce e-postayı yönetmek zorunda olan çalışanlar açısından Microsoft Outlook adeta bir cankurtaran gibi çalışıyor. Outlook 2010 içindeki yeni kısayol ve görünümler, her gün yüzlerce mail alan kullanıcıların daha iyi organize olmasını sağlıyor. Outlook’un yeni özellikleri mükerrer bilgileri önleyerek zamandan kazandırıyor. Her tür formatta bilgiyi not etmenize ve sonra da şimdi gelişmiş arama özellikleri ile anlamlı sonuçlar elde etmenizi kolaylaştırıyor.

Özellikle yoğun bir şekilde çalışanlar bazen hızlı ve kısa notlar alma ihtiyacı duyar. İşte bu noktada kullanıcılar OneNote ile diğer uygulamalarından hızlı bir şekilde not alabiliyor. OneNote ile notlarınızı bulutta cihazlar çapında erişilebilecek şekilde bulundurabiliyorsunuz. Dokunarak, ekran kalemi ya da klavye ile notlar almak ya da tüm bu olanakları birlikte kullanarak istediğiniz deneyimle çalışmanıza devam etmek mümkün. Pfizer gibi büyük kurumlarda OneNote temel bilgi paylaşım araçlarından biri olarak kullanılıyor.

Müşteri karşısında ürün ve hizmetlerini etkili bir şekilde anlatmak isteyen herkes için PowerPoint önemli bir sunum aracıdır. PowerPoint en son sürümünde artık basit bir sunum aracı değil, onunla yayıncılıktan video kurgulamaya kadar her şeyi yapmak mümkün görünüyor. Örneğin, herhangi bir kişiye içinde sunumunuzun web linki olan bir e-posta göndererek bu sunumu internetten izlemesini sağlayabiliyorsunuz. Dolayısıyla siz sunumunuzu kontrol ederken gönderdiğiniz kişi de bu sunumu izleyerek size gerekli uyarıları anında yapabiliyor.

Kuşkusuz yazılımların online ortamda paylaşımını kolaylaştıran bu tip özellikler, girişimcilere ve profesyonellere bazı maliyet avantajları sunuyor. PowerPoint’in paylaşım özelliği sunum amaçlı yapılan birçok külfetli seyahat giderlerini ortadan kaldırıyor. Kişiler ek bir yatırım yapmadan veya üçüncü parti yayımlama araçları kullanmadan web üzerinde ya SharePoint 2010 veya ücretsiz bir web servisi kullanarak sunumlarını yayınlayabiliyorlar.

Pazarlamada Etkili İletişim

Günümüzde herhangi bir ürünü, hizmeti veya yaklaşımı pazarlayabilmek için gerekli tüm araçları sunan Microsoft Office 2010 bireylerin fikirlerini en çarpıcı, yenilikçi ve esnek yöntemlerle ifade etmesine izin veriyor.

Örneğin, fikirlerinizi her an istediğiniz an birkaç tıklamayla not edebiliyor, hazır şablon belgelere çok etkili görseller ekleyebiliyor; video ve grafik düzenleme araçlarıyla, sunum için çok çarpıcı slayt geçişleri ve metin efektleri hazırlayabiliyorsunuz.

Artık belgeler içinde resim ve video düzenlemek sorun olmaktan çıktı. Powerpoint 2010 kullanıcıya bu anlamda büyük bir özgürlük sunuyor. Video ve resimleri kesip kurgulamak için başka bir yazılıma ihtiyaç duymuyorsunuz.

Word içerisindeki Okuma Modu geniş ve küçük ekranlar için otomatik olarak ayarlanan modern ve kolay gezilebilir bir okuma deneyimi sunuyor. İçeriğe yakınlaşıp uzaklaşabiliyor, başkalarının veya kendinizin yaptığı düzeltme işaretlerini görebiliyor ve sayfaları çevirmek için dokunma deneyimini kullanabiliyorsunuz.

Hesap kitap işleriyle uğraşıyorsanız çok ağır veri yükü olan Excel dosyalarınız şimdi size büyük boyuttaki verinin analizi için gelişmiş araçlar sunuyor. Excel 2010 yeni fonksiyonları ve dilimleyicileriyle artık bir tür iş zekası uygulaması gibi çalışıyor. PowerPivot for Excel, büyük tablolarda hızlı sorgulama ve sıralama özellikleriyle işinizi kolaylaştırırken, Trend Grafikleri hazırlamak da Excel 2010 ile çok zevkli hale geliyor.

Her Ortamdan Erişim

Microsoft Office 2010, kullanıcılara hareket halinde veya başka bir yerdeyken telefon ve web tarayıcılar üzerinde belgeleri üzerinde çalışma olanağı tanıyor. Office 2010 Mobile uygulamaları kullanıcıya herhangi bir yerde içerik oluşturma ve mevcut belgelerini düzenleme fırsatı veriyor.

Kullanıcı odaklı güvenlik özellikleri kullanıcıya çeşitli kademelerde yüksek koruma sağlıyor. Örneğin, e-posta mesajlarının ekinde gelen dosyalar çeşitli güvenlik risklerine karşı önce korumalı görünümde açılıyor. Kullanıcı kaydetmek için isterse dosyayı etkinleştirebiliyor.

Office belgelerinizi varsayılan olarak Microsoft’un bulut servisi SkyDrive'a kaydedebiliyorsunuz. Bu sizin içeriğinize her zaman ve her yerden tablet, PC ve telefonunuzdan erişebilmenizi mümkün hale getiriyor. Çevrimdışıyken de kullanabildiğiniz belgeleriniz sisteme tekrar bağlandığınızda eşitleniyor. Böylece herhangi bir veri kaybı olmadan en güncel dosyalarla çalışabiliyorsunuz.

Bilge Adam Bilişim Hizmetleri'nin Bilgi Yönetimi ve Raporlama eğitimlerinde Microsoft Office uygulamalarının işinize sağlayacağı katma değer hakkında çok daha fazla şey bulabilirsiniz.

Eğitimlerimiz hakkında daha fazla bilgiyi almak için lütfen tıklayınız.

5 Temmuz 2013 Cuma

Microsoft Office Yazılımlarını Etkin Kullanmak Kariyerinde İlerlemek İsteyen Çalışanlara Sınırsız Avantajlar Sağlar

İnsanı diğer varlıklardan ayıran unsur onun üretken bir canlı olmasıdır. İster beyaz yakalı bir ofis çalışanı olsun, ister akademisyen veya herhangi bir girişimci, hemen herkes, düşünsel etkinliklerinin çıktılarını bir somut bir ortama aktarmak zorundadır. Düşünsel faaliyet bazen kağıt üzerinde bir tasarım, bazen de bir not defterindeki rakamlarla başlayabilir. Bireysel ve kurumsal hedeflere yönelen tüm düşünsel etkinlikler kayda geçmek ve anımsanmak için mutlaka “yazıya dökülmek” zorundadır. Bilindik bir atasözü “Söz uçar, yazı kalır” der...

Yüzlerce çalışana sahip şirketler açısından bakıldığında ise fikirlerin ifadesi olan belgelerin başka bir önemi vardır. Çünkü çeşitli departmanlarda üretilen bilginin dolaşımı hızlanırken belge sayısı giderek artar. Bu durum bir noktadan sonra bazı risklere de açıktır. Örneğin, son yapılan araştırmalar kurumlarda içeriğin yüzde 80 gibi önemli bir kısmının genelde yönetilmeyen ortamlarda yani çalışanların kişisel bilgisayarlarında veya paylaşılan klasörlerde saklandığını gösteriyor. Bu yüzden kurumlar son yıllarda bilgi ve belge yönetimi konularına büyük bir önem vermeye başladı.

Çalışanların ürettiği bilgi ve belgeler, kurumda çeşitli operasyonların sağlıklı işlemesi için temel oluştururken zaman içinde kurumun belleğini oluştururlar. Office uygulamaları ile bireysel verimliliğe yeni bir bakış açısı getiren Microsoft, özellikle çalışan düzeyindeki üretkenliğin şirket verimliliğine büyük bir etkisi olduğunu savunuyor. Şirketler bu yazılımların sağladığı çeşitli maliyet ve verimlilik avantajları nedeniyle eleman tercihlerini yaparken adayların Office yazılımlarını kullanma becerilerini özellikle dikkate alıyor.

Performanslı Çalışanın Dostu

Çeşitli araştırmalar, özellikle kurumlarda aynı belge üzerinde çalışmak zorunda olan takım üyelerinin üretken olmayan uygulamalar nedeniyle zamanlarının yüzde 25’ini gereksiz yere harcadığını gösteriyor. Fikirleri hayata geçirmek için sunduğu zengin araçlar ile bireysel verimliliğe doping yapan Microsoft Office tam bu noktada çok zengin paylaşım özellikleriyle dikkat çekiyor.

Örneğin, Microsoft Office kullanan şirket çalışanları aynı belgenin farklı bölümleri üzerinde gerekli değişiklikleri ve düzeltmeleri aynı anda yapabiliyor. Word, Excel ve PowerPoint dosyalarına web’den veya cep telefonundan şimdi daha kolay erişilebiliyor. Outlook içindeki yeni kısayol ve görünümler, her gün yüzlerce mail alan kullanıcıların daha iyi organize olmasını sağlarken, Outlook’un yeni özellikleri mükerrer bilgileri önleyerek kurum çalışanlarına zamandan kazandırıyor.

Gerek PowerPoint, gerekse OneNote gibi uygulamalar büyük şirketlerde çalışanlar arasında online ortamdan bilgi paylaşımı ve birlikte çalışma olanağı sağlayan birçok özelliğiyle öne çıkıyor.

Kuşkusuz Office yazılımları her yeni sürümde kullanıcıya çok çeşitli yenilikler sunuyor. Çalışanların bunları öğrenmesi ve işlerinde etkili olarak kullanmaları, onları hem daha verimli kişiler haline getirirken, teknolojiyi etkin kullanan çalışanların hedeflerine erişmeleri ve kariyerlerini ilerletmeleri de daha hızlı gerçekleşiyor.

Bu açıdan Bilge Adam Bilgi Yönetimi ve Raporlama eğitimlerinde Microsoft Office’in en son sürümlerindeki yenilikler, katılımcılara öğretilirken, asıl bu yeniliklerin pratik olarak hayatı kolaylaştıran yönleri öne çıkarılıyor, Office yazılımlarıyla plan ve projelerin daha hızlı hayata geçirilmesinin püf noktaları gösteriliyor.

Fikri Mülkiyet Hakları ve Bilgi Güvenliği

Microsoft bilgi güvenliğine ve fikri mülkiyet haklarına büyük önem verdiği için Office yazılımlarında bu yönde çeşitli teknolojiler kullanıyor. Kullanıcıların kendi fikri haklarını güvence altına alan bu teknolojiler, belgelerin güvenli bir şekilde paylaşımını sağladığı gibi izinsiz bir şekilde belgelerin kopyalanmasının da önüne geçiyor.

Kurumlar açısından ise Microsoft Office’in sağlamış olduğu bilgi güvenliği kritik bir öneme sahiptir. Bu nedenle hemen her profesyonel şirketindeki gizli bilgilerin kurum dışına ve hatta bazen kurum geneline sızmasını engellemek, herkesin bilgilere kendi yetkisi dahilinde erişimini sağlayabilmek ve yasal düzenlemeler doğrultusunda doküman erişim ve değişikliklerini kolaylıkla takip edebilmek ister. Bu durum özellikle yasal ve ticari düzenlemeler gereği saklanması ve izlenmesi gereken fatura, poliçe, makbuz vb. gibi belgelerin korunmasında ve istendiğinde hukuk otoritelerinin denetimine açılmasında kuruma büyük fayda sağlayan önemli bir kolaylıktır.

Microsoft Office Bilgi Hakları Yönetimi (RMS), kullanıcıların veya sistem yöneticilerinin kelime işlemci belgelerine, hesap tablolarına veya bazı sunum örneklerine başkalarının erişimini kısıtlama hakkı tanır. Örneğin, RMS, yetkisiz kullanıcıların veya belgeyi kendi iradesi dışında almış olanların söz konusu belgeyi kopyalamalarını, düzenlemelerini, yazdırmalarını, fakslamalarını veya içerisine herhangi bir başka içeriğin yapıştırılmasını önleyen bir teknolojidir ve bu teknoloji, doğrudan belge içinde yer alır.

Dahası Office belgelerinin kurum genelinde paylaşımını sağlayan SharePoint, üzerinde gelen SharePoint Bilgi Hakları Yönetimi ile değerli içeriğin kurum dışarısına sızmasını engeller. Microsoft Bilgi Hakları Yönetimi belge güvenliğiyle ilgili kodları, belgenin içerisinde gömülü olarak yer saklar. Böylece kişilerin yetkisi olmayan içeriğe erişmesi, bu içeriği yazdırması, ekran görüntüsünü alması ve başka bir kişiye iletmesi engellenir. Ayrıca belgelere erişim tarihi eklenerek dokümana erişim tarih ile sınırlandırılabilir.

Ayrıca Microsoft’un belgeleri güvence altına alan Bilgi Hakları Yönetimi (RMS) sadece SharePoint Server için geçerli değildir. Microsoft Office ile SharePoint, Exchange, IIS 7.0 gibi içerik üretmeye olanak veren birçok istemci ve sunucu uygulaması RMS teknolojisini kullanır.

Bilge Adam'dan Bilgi Yönetimi ve Raporlama Eğitimleri

Bilge Adam dünyanın önde gelen bilişim okuryazarlığı sertifikaları için gerekli müfredatı, Bilgi Yönetimi ve Raporlama eğitimi çerçevesinde katılımcılarına sunuyor. Bu eğitimi tamamlayanlar, ECDL ve MOS gibi sertifikaların sınavlarına katılarak kendilerini kanıtlayabiliyor ve dahası aldıkları sertifikalarla daha iyi iş olanaklarına sahip olabiliyor.

Bu noktada alınabilecek sertifikalar hakkında kısaca bilgi vermek gerekirse öncelikle Avrupa’da yaygın bir sertifika olan ve kamu kurumlarında özellikle Milli Eğitim Bakanlığı İşletmenlik Belgesi yerine de kullanılabilen ECDL sertifikasından söz edebiliriz.

Avrupa Bilgisayar Yetkinlik Sertifikası (ECDL) dünyanın önde gelen son kullanıcı bilgisayar beceri sertifika programıdır. IT Temel Kavramları (Temel Bilgisayar Eğitimi), Bilgisayar Kullanma ve Dosya Yönetimi (Windows İşletim Sistemi Son Kullanıcı), Kelime İşlemci (MS Word Temel), Hesap Tablosu (MS Excel Temel), Veritabanı (MS Access Temel), Sunum (MS PowerPoint Temel), Bilgi ve İletişim (MS Outlook ve internet Explorer) konularında alınabilen ECDL sertifikası kişinin bu alandaki yetkinliklerini göstermektedir.

Eğitimlerle ilgili daha fazla bilgiye şu bağlantıdan erişebilirsiniz:

http://bireysel.bilgeadam.com/bireysel/egitim-programlarimiz/bilgi-yonetimi-ve-raporlama-uzmanligi

28 Haziran 2013 Cuma

SkyDrive Pro'nun Windows 8 ve iOS Sürümleri Hazır

Microsoft'ta SharePoint'ten sorumlu kıdemli ürün müdürü Mark Kashman'ın Office bloğunda yaptığı yeni açıklama Windows 8 ve iOS için SkyDrive Pro uygulamalarının kullanıma hazır olduğunu gösteriyor. Office 365'in SharePoint Online kullanıcıları bu uygulamaları şimdi Windows Store ve Apple Store'dan indirebiliyorlar. Yeni SkyDrive'ın en güzel özelliklerinden biri düşük bant genişliklerinde sorun olan dosya paylaşımını offline kullanım için kolaylaştırması. Daha fazla bilgiye aşağıdaki Office Technology blog bağlantısından erişebilirsiniz.

http://blogs.office.com/b/office365tech/archive/2013/06/27/skydrive-pro-apps-for-windows-8-and-ios.aspx

7 Haziran 2013 Cuma

10 Saniyede Office

Office Dosyasına En Kolay ve Hızlı Erişim

Office’in eski sürümlerinde en son çalıştığınız belgelere erişmek için Alt+F1 bileşimini kullanır ve çalışma tarihi yakınlığına göre sıralanan belgelerden istediğimizi seçerdik. Office 2010’da ise bu iş çok kolaylaştı ve daha esnek bir yöntemle gerçekleşiyor.

Öncelikle Office yazılımlarının Backstage görünümünü seçiyoruz. Backstage görünümü, dosyalarınızı ve dosyalarınız hakkındaki verileri yönettiğiniz yerdir — gizli meta veri veya kişisel bilgi oluşturma, kaydetme, denetleme ve seçenekleri ayarlama gibi-. Kısaca, dosya içinde değil, dosya üzerinde yaptığınız her şeydir.

Backsatge görünümünde Dosya menüsünde üzerinde en son çalıştığınız dosyaları ve klasörleri alt alta göreceksiniz. Listenin altında Quickly Access this number of Recent Files” yanındaki kontrol kutusunu işaretleyerek, en son kaç dosyayı görmek istediğinizi sayı olarak girebilirsiniz.

Ayrıca dosyaların adları üzerinde sağ tıklayıp Listeye Sabitle dediğinizde, üzerinde en son çalışmamış olsanız dahi, ilgili dosya, daima listenin en üstünde görünecektir. Bunu klasör listesi için de aynen uygulayabilirsiniz.

10 Saniyede Office

Outlook’ta Hızlı Not Al ve Paylaş

Gün içinde bazen seri bir şekilde not almanız gerekebilir. Örneğin Word ile yazı yazarken iş arasında aklınıza gelen bir fikir, bir telefon görüşmesi veya bir adres bilgisini hızlı bir şekilde not edip daha sonra ona ulaşmak isteyebilirsiniz. Bunun kolay bir yolu var… Word’de yazdığınız herhangi bir şeyi daha sonra Outlook Notes’a taşıyabilir hatta bu notu bir arkadaşınızla kolay bir şekilde paylaşabilirsiniz.

İşte hızlı adımlar…
1. Notunuzu o an açık olan Microsoft Word gibi herhangi bir metin editörünüzde alabilirsiniz.